Một chuyến du lịch nước ngoài thường phát sinh chi phí bằng nhiều loại tiền khác nhau, khiến tổng ngân sách khó hình dung nếu không quy về một đơn vị chung. Bài viết hướng dẫn cách chia hạng mục chi phí, quy đổi sang tiền Việt và dự phòng cho biến động tỷ giá.
1. Chia chi phí chuyến đi theo hạng mục và đơn vị tiền tệ
Bước đầu tiên của một bản dự toán là liệt kê đầy đủ các khoản chi, đồng thời ghi rõ mỗi khoản được thanh toán bằng loại tiền nào.
Chi phí của một chuyến du lịch nước ngoài có thể chia thành hai nhóm chính. Nhóm thứ nhất gồm các khoản thanh toán trước khi khởi hành, như vé máy bay, phí thị thực, bảo hiểm du lịch và tiền đặt phòng. Nhiều khoản trong nhóm này được thanh toán bằng tiền Việt qua đại lý trong nước, nhưng cũng có khoản được niêm yết và thanh toán trực tiếp bằng ngoại tệ trên website của khách sạn hoặc hãng vận chuyển nước ngoài. Nhóm thứ hai gồm các khoản phát sinh tại điểm đến, như ăn uống, đi lại, vé tham quan, mua sắm và các chi phí nhỏ lẻ hằng ngày. Hầu hết khoản trong nhóm này được chi bằng đồng tiền địa phương.
Việc ghi chú đơn vị tiền tệ cho từng khoản giúp bạn biết phần ngân sách nào đã cố định bằng tiền Việt và phần nào còn phụ thuộc vào tỷ giá. Phần đã thanh toán bằng tiền Việt không còn thay đổi, trong khi phần chi bằng ngoại tệ sẽ được quy đổi tại thời điểm giao dịch thực tế.
Với các khoản chi tại điểm đến, cách ước tính hợp lý là dựa trên mức chi tiêu bình quân mỗi ngày nhân với số ngày lưu trú. Thông tin về mặt bằng giá ăn uống, đi lại tại từng quốc gia có thể tham khảo từ trang thông tin du lịch chính thức hoặc kinh nghiệm của người từng đến.
2. Quy đổi từng hạng mục sang tiền Việt theo đúng loại tỷ giá
Sau khi có danh sách chi phí bằng ngoại tệ, bước tiếp theo là quy đổi sang tiền Việt để thấy tổng ngân sách thực tế.
Điểm cần lưu ý là mỗi hình thức thanh toán gắn với một loại tỷ giá khác nhau. Khi mua ngoại tệ tiền mặt để mang theo, mức áp dụng là giá bán ra tiền mặt của ngân hàng. Khi thanh toán bằng thẻ, số tiền ghi nợ được quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch được xử lý, kèm theo phí chuyển đổi ngoại tệ theo quy định của từng loại thẻ. Vì vậy, khi dự toán, bạn nên quy đổi từng hạng mục theo đúng phương thức sẽ dùng để thanh toán khoản đó.
Với các điểm đến dùng đô la Mỹ hoặc chấp nhận rộng rãi đồng tiền này, bạn có thể tra tỷ giá USD tại bảng niêm yết của ngân hàng và lấy cột bán ra làm căn cứ quy đổi cho phần tiền mặt dự kiến mang theo. Với điểm đến dùng đồng tiền khác, cách làm tương tự, chỉ cần chọn đúng loại ngoại tệ trên bảng tỷ giá.
Một bảng dự toán dễ theo dõi thường gồm các cột sau:
- Tên hạng mục và số tiền dự kiến theo đơn vị ngoại tệ
- Phương thức thanh toán dự kiến: tiền mặt, thẻ hoặc chuyển khoản
- Số tiền Việt quy đổi theo tỷ giá tương ứng với phương thức đó
Khi tổng hợp cột cuối cùng, bạn sẽ có con số ngân sách bằng tiền Việt sát với thực tế, đồng thời biết được tỷ trọng giữa phần chi tiền mặt và phần chi qua thẻ.
Quy đổi từng hạng mục theo đúng loại tỷ giá giúp dự toán chuyến đi sát với chi phí thực tế.
3. Dự phòng cho biến động tỷ giá và các khoản phát sinh
Khoảng thời gian từ lúc lập dự toán đến lúc chi tiêu thực tế có thể kéo dài vài tuần đến vài tháng, vì vậy bản dự toán cần có phần dự phòng.
Tỷ giá thay đổi theo diễn biến thị trường, nên con số quy đổi tại thời điểm lập kế hoạch có thể khác với thời điểm thanh toán. Cách xử lý phổ biến là cộng thêm một tỷ lệ dự phòng cho phần chi bằng ngoại tệ. Giả sử phần chi bằng ngoại tệ chiếm khoảng 60% ngân sách, việc cộng thêm một vài phần trăm cho riêng phần này đủ để hấp thụ các biến động thông thường mà không làm bản dự toán trở nên quá dư thừa.
Bên cạnh tỷ giá, các khoản phát sinh ngoài kế hoạch cũng cần được tính đến, như phí hành lý quá cước, chi phí đi lại thay đổi do lịch trình điều chỉnh hoặc các khoản mua sắm chưa dự tính trước. Một khoản dự phòng riêng cho nhóm chi phí này giúp chuyến đi không bị ảnh hưởng khi có thay đổi nhỏ.
Trong quá trình chuẩn bị, bạn có thể theo dõi cặp tỷ giá USD/VND theo định kỳ, ví dụ mỗi tuần một lần, và cập nhật lại cột quy đổi trong bảng dự toán. Cách làm này giúp bạn nắm được xu hướng và điều chỉnh kế hoạch mua ngoại tệ kịp thời, thay vì chỉ biết tổng chi phí thực tế khi chuyến đi đã kết thúc.
Một khoản dự phòng hợp lý giúp ngân sách chuyến đi chủ động trước biến động tỷ giá.
Một bản dự toán chi phí du lịch nước ngoài hiệu quả cần ba yếu tố: danh sách hạng mục ghi rõ đơn vị tiền tệ, phép quy đổi theo đúng loại tỷ giá của từng phương thức thanh toán và một khoản dự phòng hợp lý. Khi ngân sách được quy về tiền Việt một cách rõ ràng, bạn có thể chủ động chuẩn bị tài chính và tập trung trọn vẹn cho trải nghiệm của chuyến đi.
